1 MANUEL DE POLITIQUES ET PROCÉDURES DE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
1. Portée et application de la politique
2. Obligations de VILLEGAS ASOCIADOS SA
3. Droits du propriétaire des données :
3.1. Droit d'accès aux données personnelles.
3.2. Droit de rectification des données personnelles.
3.3. Droit de s’opposer aux actions de marketing direct.
1 CHAMP D'APPLICATION ET APPLICATION VILLEGAS ASOCIADOS SA, est une société créée par acte public comme suit : Acte public n° 4.216 Neuvième (9) Notaire de Bogotá, le 5 août 1974, enregistré auprès de la Chambre de Commerce de Bogotá. Que par acte public 2251 du 23 octobre 2001 du notaire 7 de Bogotá, enregistré le 6 novembre 2001, sous le numéro 801139 du livre IX, la société en référence a changé sa dénomination sociale de : Benjamín Villegas Asociados Ltda., par : VILLEGAS ASOCIADOS SA Pour respecter l'objet social, VILLEGAS ASOCIADOS SA crée, adopte et sauvegarde des informations confidentielles et des données personnelles, y compris des bases de données de ses employés, fournisseurs et clients. Grâce à ce document, et conformément aux dispositions de la loi 1581 du 17 octobre 2012 et du décret 1377 de 2013, un manuel de politique de confidentialité des données est adopté. Cette politique régit la manière dont VILLEGAS ASOCIADOS SA obtient, collecte, utilise, stocke, conserve, circule, traite, transfère, supprime et traite de toute autre manière les informations confidentielles et les données personnelles des individus. VILLEGAS ASOCIADOS SA veille à ce que ses employés soient formés, comprennent et appliquent les protocoles qui régissent cette politique. Cette politique explique les droits des individus concernant leurs données personnelles traitées par VILLEGAS ASOCIADOS SA et réglemente les circonstances dans lesquelles VILLEGAS ASOCIADOS SA peut transférer des données personnelles à d'autres entités. VILLEGAS ASOCIADOS SA est responsable et responsable du traitement des données personnelles de ses employés, fournisseurs et clients pour différents objectifs commerciaux, parmi lesquels : Traitement des données des employés à des fins de paie, de gestion historique et statistique. Traiter les données des fournisseurs pour fonctionner aux fins administratives de l'entreprise. Traiter les données des clients pour les informations commerciales sur les promotions, les nouveautés, les règlements qui peuvent être présentées dans chacun des canaux de vente, dans le respect de l'objet social. 2 Traiter les données des salariés, fournisseurs, clients pour respecter les directives légales et fiscales. 2 OBLIGATIONS DE VILLEGAS ASOCIADOS SA 2.1 Pour protéger les données personnelles incluses dans les bases de données et/ou systèmes de VILLEGAS ASOCIADOS SA ou dans les bases de données et/ou systèmes dont elle est responsable, la société traitera les données personnelles de manière équitable, licite et véridique. , transparent, sécurisé et confidentiel. En particulier, elle ne traitera aucune donnée personnelle si l'une des conditions suivantes n'est pas remplie : I. Que la personne concernée a donné son autorisation pour un tel traitement ; II. VILLEGAS ASOCIADOS SA doit effectuer le traitement pour : a) Finalités statistiques, supprimant l'identité de l'intéressé ; b) Se conformer à une obligation légale, ou c) Protéger les intérêts vitaux de la personne impliquée dans une situation de « vie ou de mort ». 2.2 Lorsqu'une personne autorise le traitement de ses données personnelles la concernant à VILLEGAS ASOCIADOS SA, VILLEGAS ASOCIADOS SA prendra des mesures raisonnables pour que ladite personne soit informée de la finalité du traitement de ses données. 2.3 VILLEGAS ASOCIADOS SA ne cherche généralement pas à obtenir des données sensibles liées aux aspects suivants : Origine raciale ou ethnique. Opinions politiques. Religion ou autres croyances similaires. Affiliation syndicale, organisations sociales de défense des droits de l'homme ou qui promeuvent les intérêts de tout parti politique. Santé physique ou mentale. Vie sexuelle. Données biométriques. 3 2.4 VILLEGAS ASOCIADOS SA n'obtiendra pas ces données, sauf lorsque : 2.4.1 Le propriétaire des données ou l'intéressé a donné son autorisation explicite audit traitement ; 2.4.2 Le traitement est nécessaire à la sauvegarde de l'intérêt vital du propriétaire des données et celui-ci est physiquement ou juridiquement incapable. Dans ces cas, les représentants légaux doivent accorder une autorisation ; 2.4.3 Le traitement fait référence aux données nécessaires à la connaissance, à l'exercice ou à la défense d'un droit dans le cadre d'une procédure judiciaire ; 2.4.4 Le traitement a une finalité historique, statistique ou scientifique. Dans ce cas, des mesures doivent être adoptées conduisant à la suppression de l'identité des propriétaires des données personnelles. 2.5 VILLEGAS ASOCIADOS SA en tant que responsable du traitement : 2.5.1 Elle garantira au propriétaire des données l'exercice complet et effectif du droit d'habeas data ; 2.5.2 Demander et conserver une copie de l'autorisation respective accordée par le propriétaire des données ; 2.5.3 Il informera le propriétaire sur l'objet de la collecte et les droits qui lui sont accordés en vertu de l'autorisation accordée ; 2.5.4 Il conservera les informations dans les conditions de sécurité nécessaires pour éviter leur falsification, perte, consultation, utilisation ou accès non autorisés ou frauduleux ; 2.5.5 Il garantira que les informations fournies au responsable du traitement (dans le cas où VILLEGAS ASOCIADOS SA confie le traitement à un tiers) sont vraies, complètes, exactes, mises à jour, vérifiables et compréhensibles ; 2.5.6 Il mettra à jour les informations, en communiquant en temps utile au responsable du traitement (dans le cas où VILLEGAS ASOCIADOS SA confie le traitement à un tiers), toutes les nouvelles concernant les données qu'il a préalablement fournies. et adoptera les autres mesures nécessaires pour que les informations qui lui sont fournies soient tenues à jour ; 4 2.5.7 Il rectifiera les informations lorsqu'elles sont incorrectes et communiquera les informations pertinentes au responsable du traitement (dans le cas où VILLEGAS ASOCIADOS SA confie le traitement à un tiers) ; 2.5.8 Il ne fournira au responsable du traitement que les données dont le traitement est préalablement autorisé conformément aux dispositions du présent manuel et de la loi en vigueur ; 2.5.9 Il exigera à tout moment du responsable du traitement (dans le cas où VILLEGAS ASOCIADOS SA confie le traitement à un tiers), le respect des conditions de sécurité et de confidentialité des informations du propriétaire des données ; 2.5.10 Il traitera les requêtes et réclamations formulées par les titulaires des données. 2.5.11 Il informera le sous-traitant lorsque certaines informations sont en discussion par le propriétaire des données, une fois la réclamation soumise et la procédure correspondante n'est pas terminée ; 2.5.12 Informera, à la demande du propriétaire des données, de l'utilisation faite à ses données ; 2.5.13 Il informera l'autorité de protection des données en cas de violations des codes de sécurité et de risques dans la gestion des informations des propriétaires de données. 2.5.14 Il sera conforme aux instructions et exigences émises par la Surintendance de l'Industrie et du Commerce. 2.6 Dans les cas où VILLEGAS ASOCIADOS SA remplit conjointement la fonction de « Traitant des données », elle procédera en outre aux obligations suivantes : 2.6.1 Elle garantira au propriétaire des données l'exercice complet et effectif du droit d'habeas data ; 2.6.2 Mettra à jour, rectifiera ou supprimera rapidement les données ; 2.6.3 Mettra à jour les informations déclarées dans les cinq (5) jours ouvrables suivant leur réception ; 2.6.4 La légende « Réclamation en cours » sera enregistrée dans la base de données le cas échéant. 5 2.6.5 S'abstiendra de diffuser des informations controversées par le propriétaire des données et dont le blocage a été ordonné par la Surintendance de l'Industrie et du Commerce ; 2.6.6 Autoriser l'accès à l'information uniquement aux personnes qui peuvent y avoir accès ; 2.6.7 Il informera la Surintendance de l'Industrie et du Commerce lorsqu'il y aura des violations des codes de sécurité et qu'il y aura des risques dans l'administration des informations des propriétaires des données ; 2.6.8 Il sera conforme aux instructions et exigences émises par la Surintendance de l'Industrie et du Commerce. 2.7 Dans le cas où VILLEGAS ASOCIADOS SA engage un tiers responsable du traitement des données en son nom, VILLEGAS ASOCIADOS SA reconnaît l'importance d'avoir une sécurité adéquate. Lorsque VILLEGAS ASOCIADOS SA signera ces contrats, il sera assuré que les prestataires de services de traitement de données de VILLEGAS ASOCIADOS SA maintiennent des contrats contraignants par lesquels ils sont tenus d'agir uniquement selon les instructions de VILLEGAS ASOCIADOS SA et de maintenir des accords de sécurité pour protéger lesdites données. personnel et de se conformer à la législation en vigueur qui est applicable. 2.8 VILLEGAS ASOCIADOS SA se conformera aux politiques et procédures conçues pour éliminer les données personnelles conformément à la finalité pour laquelle lesdites données sont conservées. 2.9 VILLEGAS ASOCIADOS SA n'autorisera pas le traitement des données dont elle est responsable dans les pays qui n'offrent pas des niveaux adéquats de protection des données. Il est entendu qu'un pays offre un niveau adéquat de protection des données lorsqu'il se conforme aux normes établies dans ce manuel et dans la loi 1581 du 17 octobre 2012. 2.10 VILLEGAS ASOCIADOS SA ne permettra pas que les données personnelles soient sous sa garde, à l'exception du public informations, sont disponibles sur Internet ou d'autres moyens de diffusion ou de communication de masse, à moins qu'il n'y ait une autorisation ou que l'accès soit techniquement contrôlable pour fournir des connaissances réservées uniquement aux propriétaires des données ou à des tiers autorisés. 6 3 DROITS DU TITULAIRE DES DONNÉES 3.1 Droit d'accès 3.1.1 Sur demande écrite d'une personne physique, et lorsque VILLEGAS ASOCIADOS SA a confirmé les informations permettant d'identifier la personne qui fait la demande, et si elle a stocké ces données personnelles concernant cette personne, VILLEGAS ASOCIADOS SA : I. Informe la personne si VILLEGAS ASOCIADOS SA dispose de ses données personnelles ; II. Il décrira les données dont il dispose, la raison et la finalité pour lesquelles elles sont conservées ; et III. Il fournira à la personne concernée des copies des données personnelles détenues à son sujet, accompagnées d'une indication de la ou des sources de celles-ci. 3.1.2 La demande sera formulée par les moyens autorisés par VILLEGAS ASOCIADOS SA, pour autant qu'il soit possible d'en conserver la preuve. 3.1.3 VILLEGAS ASOCIADOS SA répondra à la demande dans un délai maximum de dix (10) jours ouvrables à compter de la date de réception de celle-ci. Lorsqu'il n'est pas possible de répondre à la demande dans ce délai, l'intéressé en sera informé, en exprimant les raisons du retard et en indiquant la date à laquelle sa demande sera traitée, qui en aucun cas ne dépassera cinq (5) jours ouvrés suivant la date d’expiration du premier terme. 3.2 Droit de rectification 3.2.1 Le propriétaire des données ou ses successeurs qui considèrent que les informations contenues dans une base de données de VILLEGAS ASOCIADOS SA doivent être corrigées, mises à jour ou supprimées, peuvent déposer une réclamation auprès de VILLEGAS ASOCIADOS SA, pour laquelle VILLEGAS ASOCIADOS SA a mis à la disposition de ses employés, de ses clients et de ses fournisseurs, et de tous ceux dont les données sont traitées dans les bases de données de VILLEGAS ASOCIADOS SA, met à disposition des propriétaires les canaux de communication suivants : Email : informacion@villegaseditores.com. Adresse : Avenue 82 n° 11-50, Intérieur 3 Hotlines : 6 16 17 88 – 2 47 38 83 7 3.2.2 La réclamation se fera par le biais d'une demande adressée à VILLEGAS ASOCIADOS SA ou au responsable du traitement, le cas échéant, s'il existe, avec l'identification du propriétaire des données, la description des faits qui donnent lieu à la réclamation, l'adresse et les documents d'accompagnement que vous souhaitez faire valoir. 3.2.3 Si la réclamation est incomplète, l'intéressé sera tenu de corriger les lacunes dans les cinq (5) jours suivant la réception de la réclamation. Passé un (1) mois à compter de la date de la demande, sans que le propriétaire des données ne présente les informations requises, il sera considéré qu'il a retiré sa réclamation. 3.2.4 Dans le cas où VILLEGAS ASOCIADOS SA n'est pas compétente pour résoudre la réclamation, elle en informera l'intéressé dans un délai maximum de deux (2) jours ouvrables. 3.2.5 Une fois la réclamation complète reçue, une légende indiquant « Réclamation en cours » et la raison de celle-ci seront incluses dans la base de données dans un délai d'au plus cinq (5) jours ouvrables. La légende restera jusqu'à ce que la réclamation soit résolue. 3.2.6 Le délai maximum pour traiter la réclamation sera de dix (10) jours ouvrables à compter du jour suivant la date de réception. Lorsqu'il n'est pas possible de traiter la réclamation dans ce délai, l'intéressé sera informé des raisons du retard et de la date à laquelle sa réclamation sera traitée, qui en aucun cas ne dépassera cinq (5) jours ouvrables suivant la expiration du premier mandat. . 3.3 Droit de s'opposer aux actions de marketing direct. VILLEGAS ASOCIADOS SA se conformera à toute demande d'un individu de ne pas utiliser ses données personnelles à des fins de marketing direct. La Politique de Données Personnelles de VILLEGAS ASOCIADOS SA a été créée en septembre 2013 et est entrée en vigueur le 19 septembre 2013. Elle a été mise à jour le 17 février 2017.